Häufige Fragen

Alles über Telefonservices

Wir haben die wichtigsten Fragen rund um Telefonservices für Sie zusammengestellt.

Was macht ein Telefonservice?

Ein Telefonservice übernimmt die Anrufannahme im Namen Ihres Unternehmens – professionell und freundlich. Geschulte Mitarbeiter nehmen eingehende Gespräche entgegen, leiten wichtige Nachrichten weiter, vereinbaren Termine, beantworten häufig gestellte Fragen oder nehmen Bestellungen auf.

Für wen eignet sich ein Telefonservice?

Ein Telefonservice eignet sich für Unternehmen jeder Größe – von Solo-Selbstständigen über Arztpraxen und Kanzleien bis hin zu mittelständischen Betrieben. Besonders sinnvoll ist der Einsatz, wenn hohe Erreichbarkeit gefordert ist oder interne Ressourcen fehlen.

Wie hoch sind die Kosten für einen Telefonservice?

Die Kosten variieren je nach Anbieter und Leistungsumfang. In der Regel werden Minutenpreise (ab ca. 0,49 €/Minute) oder monatliche Grundgebühren berechnet. Viele Anbieter setzen auf flexible, leistungsbasierte Abrechnung ohne Fixkosten.

Gibt es spezialisierte Telefonservice-Anbieter?

Ja, es gibt Anbieter, die sich auf bestimmte Branchen spezialisiert haben – beispielsweise auf Anwaltskanzleien, Arztpraxen oder Handwerksbetriebe. Diese bieten maßgeschneiderte Leistungen wie juristische Terminkoordination oder medizinische Terminannahmen.

Was sind die Vorteile eines Telefonservices?

Die Vorteile sind: Sicherstellung der Erreichbarkeit auch außerhalb der Bürozeiten, Entlastung interner Mitarbeiter, professionelle Gesprächsführung, flexible Nutzung ohne lange Vertragslaufzeiten und Skalierbarkeit je nach Auftragslage.

Worauf sollte man bei der Auswahl achten?

Wichtige Kriterien sind: Verfügbarkeit (24/7, Wochenende, Feiertage), Abrechnungsmodell (Minutenpreise vs. Grundgebühr), Erfahrung und Spezialisierung, Gesprächsqualität und zusätzliche Leistungen wie Terminvereinbarungen oder CRM-Anbindung.

Kann ich einen Telefonservice kostenlos testen?

Ja, viele Anbieter bieten einen kostenlosen Live-Test an. So können Sie die Qualität des Services unverbindlich prüfen, bevor Sie sich entscheiden. Unser Testsieger starbuero.de bietet beispielsweise einen kostenlosen Test.

Wie schnell kann ein Telefonservice eingerichtet werden?

Die Einrichtung erfolgt bei den meisten Anbietern sehr schnell – oft innerhalb weniger Stunden oder am gleichen Tag. Sie erhalten eine eigene Rufnummer oder leiten Ihre bestehende Nummer einfach weiter.

Welche Sprachen werden unterstützt?

Die meisten Anbieter bieten mindestens Deutsch und Englisch an. Einige größere Anbieter wie ebuero unterstützen bis zu 5 Sprachen. Bei speziellem Bedarf sollten Sie dies vor Vertragsabschluss klären.

Gibt es Telefonservices mit 24/7 Erreichbarkeit?

Ja, viele Anbieter bieten 24/7/365 Erreichbarkeit an – auch an Feiertagen und Wochenenden. Bei einigen Anbietern fallen dafür Zuschläge an, während andere wie starbuero.de dies ohne Aufpreis anbieten.

Was ist ein virtuelles Sekretariat?

Ein virtuelles Sekretariat ist ein externer Dienstleister, der klassische Büroaufgaben übernimmt – Anrufannahme, Terminverwaltung, E-Mail-Bearbeitung und mehr. Anders als eine Vor-Ort-Sekretärin arbeitet das Team remote und ist oft flexibler und kostengünstiger. Ideal für Freelancer, Start-ups und KMUs.

Was ist ein externes Sekretariat?

Ein externes Sekretariat ist ein ausgelagerter Büroservice, der Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst, Postbearbeitung und Kundenkorrespondenz übernimmt. Unternehmen können so professionellen Support nutzen, ohne eigene Mitarbeiter einzustellen. Die Kosten beginnen oft bei unter 50€ monatlich.

Wie beauftrage ich ein Call Center?

Ein Call Center beauftragen Sie in wenigen Schritten: Definieren Sie zunächst Ihre Anforderungen (Anrufvolumen, Erreichbarkeitszeiten, Sprachkenntnisse). Vergleichen Sie dann Anbieter auf telefon.service. Die meisten bieten einen kostenlosen Test an. Nach Vertragsabschluss erfolgt die Einrichtung meist innerhalb von 24 Stunden.