Mit einem Sekretariatsservice schaffen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden Erleichterung im Arbeitsalltag. Gleichzeitig können routinierte Abläufe in der telefonischen Betreuung Ihrer Kunden noch weiter verbessert werden.
So profitieren Sie von einem Sekretariatsdienst
Das Engagieren eines Telefonservices bietet viele Vorteile. Neben der Entlastung im Arbeitsalltag kann sich ein Sekretariatsdienst auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden einstellen und dabei Ihre Gesprächsqualität verbessern. So können Sie auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden steigern. Ein entscheidender Punkt hiefür ist die Geräuschkulisse: Wenn ein professioneller Telefonservice für Sie ans Telefon geht, stellen Sie sicher, dass Ihre Anrufer von freundlichen Telefonist*innen in einer ruhigen Atmosphäre betreut werden, ohne störende Hintergrundgeräusche. Viele Anbieter haben außerdem eine eigene App, in der Sie Ihr virtuelles Telefonsekretariat selbst verwalten können, sowie auf Anruferdaten zugreifen und Rückrufe vorbereiten.
Passen Sie den Telefonservice an Ihre Bedürfnisse an
Es gibt viele Situationen, in denen ein klingelndes Telefon ungelegen kommt: Wenn Sie gerade in einem wichtigen Kundengespräch sind oder in der heißen Phase eines Projekts, dessen Abgabe näher rückt. Was bedeutet das für den Kunden oder potenziellen Neukunden am anderen Ende der Leitung, der Sie nicht erreicht? Falls er so lange wartet, bis der Anrufbeantworter anspringt, wird er eine Nachricht hinterlassen? Dies nicht üblich, da die Mehrheit der Anrufer bei einer automatischen Ansage einfach auflegt.
Hier kann ein Telefonservice die richtige Lösung für Sie sein: Geben Sie die Anrufannahme und die telefonische Betreuung Ihrer Kunden einfach an die geschulten Telefonist*innen ab. Die Mitarbeitenden des Anbieters gehen dann ans Telefon, wenn Sie selbst bereits mit der Betreuung von Kunden beschäftigt sind, einen Termin außer Haus haben oder Ihre Arbeit nicht unterbrechen möchten.
Bieten Sie Ihren Kunden etwas Besseres als einen einfachen Anrufbeantworter und Ihren Mitarbeitenden, die sonst Anrufe annehmen, eine zusätzliche Unterstützung. So können Sie außerdem Ihre Bürozeiten verlängern und Ihre Erreichbarkeit steigern. Die Mitarbeitenden eines Sekretariatsservices gehen in Ihrem Namen ans Telefon und übermitteln Ihnen im Anschluss an das Gespräch die Details per E-Mail, SMS oder in der App des Dienstleisters. Sie entscheiden selbst, wann Sie welches Anliegen bearbeiten und können sich dank der Dokumentation gut auf die Rückrufe vorbereiten.
Weitere Leistungen von Telefonservices
Wenn Sie international tätig sind und Kunden haben, die kein Deutsch sprechen, bieten einige Anbieter auch eine Bearbeitung der Anliegen Ihrer Anrufer auf Englisch an.
Darüber hinaus können Sie Ihren Kunden eine Produktberatung durch die geschulten Telefonist*innen anbieten und häufig gestellte Fragen beantworten lassen. Um Ihre Kunden bestmöglich zu beraten, haben Sie die Möglichkeit, dem Telefonservice auch Informationen hinzuzufügen, die unsere Mitarbeiter abrufen können.
Es ist auch möglich, Bestellungen direkt durch ein Telefonsekretariat aufnehmen zu lassen. Falls Ihre Kunden hierfür bestimmte Angaben machen sollen, haben Sie die Möglichkeit, den Telefonservice darüber zu informieren, welche Informationen in den Gesprächen abgefragt werden sollen.
Wenn Sie wichtige Geschäftspartner und Kunden haben, um deren Anliegen Sie sich weiterhin persönlich kümmern möchten, können Sie bei vielen Sekretariatsservices die Namen in einer VIP-Liste vermerken.
Öffnungszeiten sowie Ihre Büro- und Pausenzeiten können Sie bei einem Sekretariatsservice hinterlegen, damit Ihre Kunden wissen, wann Sie persönlich für sie zu sprechen sind. Es besteht die Möglichkeit, Werbeanrufe durch den Telefonservice blockieren zu lassen, sodass Sie nicht unnötig aus konzentrierten Arbeitsphasen gerissen werden. Zu diesem Zweck können Sie bei einem Telefonservice auch vermerken, dass Anrufer Sie stattdessen per E-Mail kontaktieren sollen.
Was kostet Sie ein virtuelles Telefonsekretariat?
Je nach Anbieter können Sie zwischen verschiedenen Paketen wählen, die sich in ihrem Leistungsumfang unterscheiden. Bei einigen fällt eine monatliche Grundgebühr an oder es entstehen zusätzliche Kosten, wenn Sie eine durchgehende Erreichbarkeit wünschen. Es lohnt sich, verschiedene Angebote zu vergleichen, um den Anbieter zu finden, der all Ihre Anforderungen erfüllt. So vermeiden Sie außerdem versteckte Kosten und zahlen nicht für Zusatzleistungen, die Sie eigentlich gar nicht benötigen.