Sie haben die Möglichkeit, Ihre eingehenden Anrufe an eine externe Anrufannahme weiterzuleiten, falls Sie selbst gerade nicht erreichbar sind. Die Umleitung an einen Telefonservice für Unternehmen bietet zwei nützliche Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen: Sie und Ihr Team werden entlastet und Ihre Kunden können sich über eine zuverlässige Erreichbarkeit freuen. Ein Telefonsekretariat kann Ihnen in verschiedenen Situationen weiterhelfen. Sie können sich eine Weiterleitungsnummer einrichten lassen und bei Bedarf die Rufumleitung aktivieren. Anschließend wird das eingehende Gespräch an den Telefonservice weitergeleitet.
Die Annahme durch einen Telefondienst ist für Ihre Kunden nicht anders als die qualifizierte Bearbeitung eines Anrufs durch eine Sekretärin Ihres Unternehmens. Die Anrufe Ihrer Kunden werden von den Mitarbeitenden des Telefonservices entgegengenommen. Auf Wunsch werden die Angaben der Anrufer gespeichert und per E-Mail, SMS oder App an Sie gesendet.
Sie haben die Kontrolle darüber, wann und wie oft Sie die Anrufe an ein Telefonsekretariat weiterleiten. Viele Services können Sie zunächst kostenlos testen und müssen im Anschluss nur für den Service und die Leistungen bezahlen, die tatsächlich genutzt werden. Bei einigen Telefonservices entfällt die Grundgebühr oder es gibt keine festgelegte Vertragsdauer.
Ein virtuelles Telefonsekretariat ist rund um die Uhr für Sie verfügbar.
Eine externe Anrufannahme kann auch als Ersatz im Urlaub oder bei Krankheit fungieren. Wenn es zu Stoßzeiten oder bei anderen Engpässen besonders viele Anrufe gibt, kann die Annahme von Anrufen durch einen Telefonservice eine gute Entlastung für Sie sein. Dank so eines Services können Sie sich persönlich um Ihre Kunden und Interessenten kümmern. Die Agenten verfügen über die neueste Technologie und werden speziell auf Ihr Unternehmen geschult.
Die Nutzung eines Telefonsekretariats ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, sich voll und ganz auf Ihre Schlüsselkompetenzen zu konzentrieren. Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass die persönliche Annahme von Anrufen sekundengenau abgerechnet wird. Es entstehen keine zusätzlichen Ausgaben wie Einrichtungsgebühren.
Ihre Produktivität wird durch die externe Anrufannahme verbessert.
Viele Telefonservices bieten Ihnen eine breite Palette von Bürodienstleistungen an, wie zum Beispiel die Annahme von Anrufen und die Übernahme administrativer Aufgaben. Dadurch haben Sie und Ihr Team die Möglichkeit, sich voll und ganz auf das Wesentliche zu konzentrieren: Ihre Kunden oder Patienten. Und das alles ohne versteckte Ausgaben! Sie zahlen nur für den Service, den Sie wirklich benötigen.
Entscheiden Sie sich für Ihre Leistung und der
Telefonservice kümmert sich um den Rest!
Wie läuft das ab? Die Anbieter stellen für Sie ein professionelles Anrufannahmeteam zusammen, das eine Vielzahl von Aufgaben für Ihr Unternehmen übernehmen kann. Im Wesentlichen dient der Service wir als Ersatz für die Anrufannahme, die Ihre Mitarbeitenden neben ihren eigentlichen Aufgaben erbringen müssen. Dies verhindert, dass sie sich auf das Kerngeschäft konzentrieren können. Daher fehlt Ihnen auch die Zeit, alle Anrufe tatsächlich entgegenzunehmen, was ein weiteres Problem darstellt. Entweder müssen Kunden mit langen Wartezeiten rechnen, kommen nicht durch oder müssen mehrmals anrufen, um ihre Anliegen telefonisch zu klären. Dies ist für Kunden ärgerlich und gleichzeitig mühsam für Ihre Mitarbeitenden, die sich mit dem Frust der enttäuschten Kunden konfrontiert sehen.
Ein virtueller Telefonservice ist die richtige Wahl für Sie, wenn Sie jemanden suchen, der Ihre Termine zuverlässig koordiniert, Anrufannahmen tätigt und häufig gestellte Fragen kurz beantwortet. Einige Telefonsekretariate nehmen außerdem Bestellungen auf. Ein Wochenend- oder Abendservice ist ideal für diejenigen, die eine zuverlässige Erreichbarkeit benötigen. Mit der Erstellung eines Anrufannahmeleitfadens bestimmen Sie, welche Fragen die Mitarbeitenden für Sie beantworten und in welcher Tonalität. Das Team des Telefonservices ist geschult, um alle Ihre Anforderungen zu erfüllen, egal ob Ihre Kunden einen formellen oder eher informellen Umgangston erwarten. Einige Services bieten auch eine englischsprachige Telefonannahme für Ihre internationalen Kunden an.
Unverbindliche Testphase der Anrufannahme und
vollständige Kostentransparenz
Sie können einige Services kostenlos ausprobieren und so sehen, wie die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden gesteigert wird und sowohl Kunden als auch Mitarbeitende zufriedener werden. Probieren Sie während der Testphase alle Funktionen des Telefonservices aus und machen Sie sich selbst ein Bild von den vielfältigen Möglichkeiten, die Ihnen eine externe Anrufannahme bietet. Dabei ist es empfehlenswert, sich einen Überblick über den Leistungsumfang verschiedener Telefonservice-Anbieter zu verschaffen.