Mit einem virtuellen Telefonsekretariat sind Sie rund um die Uhr an allen Tagen im Jahr für Ihre Kunden erreichbar. Beschweren sich Ihre Kunden über lange Wartezeiten am Telefon oder sind mit Ihren Bürozeiten nicht zufrieden? Dies ist ein Problem, das viele Unternehmen haben. Eine schlechte Erreichbarkeit kann den Eindruck von schlechter Organisation oder Überforderung erwecken. Oft kann es daran liegen, dass nicht ausreichend Kapazitäten zur Bearbeitung aller Kundenanliegen vorhanden sind. Wenn Ihnen die Zeit fehlt, um alle Anrufe zu beantworten, kann ein Telefonsekretariat eine gute Lösung für Sie sein. Egal, ob Sie gerade noch am Anfang stehen oder Ihre Firma schon expandiert hat, ein Telefonsekretariat kann Unternehmen jeder Größe entlasten.
Im Arbeitsalltag stehen Sie oft vor dem Dilemma, einerseits die täglich anfallenden To Dos erledigen zu müssen und andererseits jeden Anruf annehmen zu wollen, um keine Anfragen bestehender oder potenzieller neuer Kunden zu verpassen. Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, wäre die Einstellung weiterer Mitarbeitenden, die sich ausschließlich um die telefonische Kundenbetreuung kümmern. Dies ist aber mit hohen zusätzlichen Personalkosten verbunden, es müssen zusätzliche Arbeitsplätze geschaffen werden und die nötige Ausstattung muss gekauft werden. Sollten Sie sich für diesen Weg entscheiden, könnten Sie aber wieder in eine ähnliche Lage kommen, sobald Urlaubszeit ist oder Mitarbeitende wegen Krankheit ausfallen.
Ein Telefonservice lässt sich genau an Ihre Bedürfnisse
anpassen.
Eine noch zuverlässigere Lösung bietet ein virtueller Telefonservice, der unabhängig von Krankheit oder anderen Ausfallgründen jederzeit genügend Mitarbeitende zur Betreuung Ihrer Kunden zur Verfügung stellen kann.
Viele Dienstleister bieten eine Vielzahl an Funktionen, die individuell auf Ihr Unternehmen angepasst werden können, dabei halten sie Ihre gängigen Bürozeiten ein oder ermöglichen die Erweiterung der Servicezeiten auf 24/7. Zu diesen zusätzlichen Funktionen kann die Übernahme Ihrer Terminverwaltung zählen, die Verfügbarkeit an Wochenenden, ein Vorzimmerservice und die Annahme von Anrufen in englischer Sprache. Je nach Anbieter ist es möglich, nach Bedarf zusätzliche Telefon-Sekretariate einzurichten oder Ihnen werden wie bei starbuero.de von Anfang an mehrere Mitarbeitende für die Betreuung der Anliegen Ihrer Kunden zur Verfügung gestellt. Außerdem können VIP-Listen mit wichtigen Kunden erstellt werden, Werbeanrufe blockiert und häufig gestellte Fragen mithilfe einer FAQ-Liste beantwortet werden.
Die Vorteile eines Telefonsekretariats liegen auf der Hand: Kunden sind zufriedener, das Image Ihres Unternehmens wird verbessert, der Umsatz steigt und Ihre Kunden werden Sie weiterempfehlen.
Produktberatung durch das Telefonsekretariat
Auch die Annahme von Bestellungen kann an einen Telefonservice abgegeben werden. Fragen zu Ihren Produkten und andere häufig gestellte Fragen können beantwortet werden, wenn Sie den Telefonist*innen eine Liste mit den entsprechenden Antworten und Informationen zur Verfügung stellen. Dabei haben Sie selbst die Kontrolle darüber, welche Informationen an die Anrufer weitergegeben werden. Bei einigen Anbietern können Sie eine individuelle Wartemusik für Ihre Anrufer aussuchen.
Eine individuelle Lösung für Ihre Firma
Sie können Ihre eingehenden Anrufe einfach an ein Telefonsekretariat übertragen. Dank gut geschulter Telefonist*innen wird es Ihren Anrufern so vorkommen, als würden Mitarbeitende Ihres eigenen Teams ans Telefon gehen. Einige Dienstleister bieten Ihnen die Möglichkeit, jederzeit mit wenigen Klicks den Telefonservice an- und auszuschalten, je nachdem, ob Sie gerade Bedarf haben. Bei einigen Anbietern erhalten Sie eine individuelle Rufumleitungsnummer, andere verzichten auf die Einrichtung einer Weiterleitung. Bei der Auswahl des Telefonservices sollten Sie darauf achten, dass auch der Anbieter selbst gute Servicezeiten hat und Ihnen jederzeit bei Fragen und Problemen zur Verfügung steht.
Bevor Sie sich für einen Dienstleister entscheiden, lohnt sich der Vergleich verschiedener Angebote und Preisstrukturen. Die meisten Anbieter bieten eine Vielzahl von Tarifen an, einschließlich Grund- und Einrichtungsgebühren sowie Annahme- und Minutenpreisen. Für ein gutes Telefonsekretariat ist neben den Tarif-Bedingungen auch die Qualität wichtig. Auf die folgenden Aspekte sollten Sie außerdem achten: Es ist von Vorteil, wenn die Telefonist*innen in separaten Büros sitzen, damit keine Callcenter-Atmosphäre entsteht, sie sollten die für Ihre Kundenkommunikation notwendige Sprache akzentfrei sprechen und nach einer einführenden Schulung ein hohes Service-Level erbringen. Darüber hinaus is ein stets freundlicher Umgang mit Ihren Anrufern von Bedeutung.