Ein Telefonsekretariat – genau das Richtige für Ihre Firma
Mit einem virtuellen Telefonsekretariat bleiben Sie an allen Tagen im Jahr rund um die Uhr erreichbar. Lange Wartezeiten und unzufriedene Kunden wegen eingeschränkter Bürozeiten sind ein häufiges Problem. Eine schlechte Erreichbarkeit wirkt schnell unprofessionell. Oft fehlt schlicht die Zeit, um alle Anrufe zu beantworten. Ein Telefonsekretariat kann dieses Problem lösen – unabhängig davon, ob Sie gerade ein Unternehmen gründen oder bereits gewachsen sind.
Zeit gewinnen mit einem flexiblen Telefonservice
Im Tagesgeschäft fällt es oft schwer, alle Aufgaben und eingehenden Anrufe gleichzeitig zu bewältigen. Zusätzliche Mitarbeitende einzustellen ist kostenintensiv und aufwendig. Außerdem besteht das Risiko, bei Krankheit oder Urlaubszeiten erneut personelle Engpässe zu erleben.
Ein virtueller Telefonservice ist eine zuverlässige Alternative. Er passt sich Ihrem Bedarf an und stellt unabhängig von Ausfällen geschulte Mitarbeitende zur Verfügung. Diese Lösung ist skalierbar und flexibel einsetzbar – besonders hilfreich bei temporären Spitzenzeiten.
Telefonservice mit Funktionen, die überzeugen
Viele Anbieter ermöglichen individuelle Einstellungen, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Dazu zählen:
- Terminvereinbarungen
- Servicezeiten rund um die Uhr (24/7)
- Anrufannahme auf Englisch
- VIP-Listen für wichtige Kunden
- Blockierung unerwünschter Werbeanrufe
- Nutzung von FAQ-Listen zur Beantwortung häufiger Fragen
Je nach Anbieter können Sie einzelne Leistungen hinzubuchen oder mit mehreren Telefonistinnen und Telefonisten arbeiten, wie es zum Beispiel bei starbuero.de möglich ist.
Produktberatung und Bestellannahme inklusive
Auch Bestellungen lassen sich durch ein Telefonsekretariat abwickeln. Fragen zu Produkten beantworten die Telefonist*innen mithilfe von vorab bereitgestellten Informationen. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Kommunikation, während Sie gleichzeitig entlastet werden. Einige Anbieter ermöglichen sogar individuelle Wartemusik, um den professionellen Eindruck weiter zu verstärken.
Individuell und einfach – passende Lösung für Ihr Unternehmen
Die Rufumleitung erfolgt unkompliziert und flexibel. Geschulte Mitarbeitende nehmen die Anrufe so entgegen, als wären sie Teil Ihres internen Teams. Einige Anbieter erlauben das kurzfristige Ein- und Ausschalten des Services. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass auch der Support des Dienstleisters zuverlässig erreichbar ist.
Vor einer Entscheidung empfiehlt sich der Vergleich verschiedener Anbieter. Neben Preisstrukturen – inklusive Grundgebühren, Einrichtungskosten und Minutenpreisen – spielt die Servicequalität eine zentrale Rolle.
Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Punkte:
- Keine Callcenter-Atmosphäre (z. B. durch separate Büros)
- Akzentfreie Sprache für professionelle Kommunikation
- Umfassende Schulung der Mitarbeitenden
- Freundlicher, lösungsorientierter Umgang mit Anrufern
